Как выбрать онлайн-кассу

Как работает онлайн-касса и зачем она нужна бизнесу? В последние годы этот вопрос все более актуален, по мере того как сужается перечень сфер занятости, в которых ККТ использовать не нужно. Сегодня, если вы ИП или ООО, вы, скорее всего, обязаны применять подобное оборудование по закону — иначе грозит штраф и запрет на ведение бизнеса.

В данной статье разберем подробно, почему так происходит, как выбирать онлайн-кассы и обращаться с ними без проблем. Спойлер: сложного нет ничего.

Общая характеристика онлайн-кассы

Онлайн-касса, она же ККТ (контрольно-кассовая техника), — аппарат для проведения расчетов с покупателями (клиентами) и передачи в ФНС сведений об этих расчетах. Смысл кассы в универсальности: устройство формирует чеки, шифрует их, сохраняет в памяти и передает в налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД).

ОФД — это компания, которая обрабатывает информацию, передаваемую с онлайн-касс (точнее, с чеками), т .е. принимает и хранит сведения о чеках на протяжении 5 лет. Установка кассы требует заключения соответствующего договора между бизнесом (ИП, компанией) и ОФД. Бизнес оплачивает услуги ОФД стандартно по тарифу — выбирают подходящий за месяц, полгода, год, 3 года либо почековый.

Сам ОФД выбирают из перечня, аккредитованного ФНС — он опубликован на официальном сайте ведомства.

Как работает любая онлайн-касса? Общий принцип работы следующий:

1. Кассир проводит платежную операцию по оказании услуги или продаже товара. Либо же операция формируется в автоматическом режиме, если оплата прошла на сайте или в приложении.
2. Онлайн-касса фиксирует совершение операции, создает чек и сохраняет информацию о нем в памяти фискального модуля (накопителя). Тот шифрует полученные сведения. Важно: записанные сведения изменить уже нельзя, т. к. они подлежат немедленной отправке в ФНС (см. п. 4).
3. Бумажный или электронный чек передается покупателю (клиенту).
4. Касса отправляет зашифрованные фискальным модулем сведения оператору фискальных данных.
5. ОФД проверяет их, обрабатывает и передает в налоговую службу (ККТ получает уведомление о благополучном приеме информации). А в ФНС в любой момент может обратиться получивший чек покупатель, чтобы сверить корректность данных.

Оптимально описанный процесс происходит в режиме реального времени, однако допускается функционирование онлайн-кассы без подключения к ОФД в течение 30 дней (например, при аварии в сети оператора связи). Если кассу подключить к Интернету до истечения указанного времени, она сразу отправит сведения обо всех накопившихся операциях. Однако, если чеки не будут переданы в течение 30 дней в ОФД и ФНС, онлайн-касса заблокируется, пока все чеки не будут отправлены. Отсутствие связи ККТ с Интернетом не освобождает бизнес от необходимости сдавать налоговую отчетность.

Как выглядит онлайн-касса

Это обычный прибор с дисплеем, клавиатурой или сенсорным экраном, а также банковским терминалом (для эквайринга, карт) и принтером (для распечатки чеков). Впрочем, дизайн устройства может быть любым, его подбирают под конкретные нужды и обстоятельства. Так, малый бизнес часто выбирает компактные модели в виде планшетов с сенсорными экранами, т. е. смарт-терминалы.

Технически ключевым элементом онлайн-кассы является фискальный накопитель. Это модуль, расположенный в специально выделенном в корпусе отсеке, рассчитанный на срок работы 15 либо 36 месяцев (на практике он может быть и меньше, т. к. определяется сроком заполнения памяти накопителя — если память заполнится, накопитель сразу потребуется заменить).

Кроме того, при подготовке к работе кассу необходимо подключить к ОФД — это отдельная услуга. Только кассы, расположенные в отдаленной от сетей связи местности (список таких территорий составляют власти региона), подключать к Интернету и ОФД не надо. Такие кассы сохраняют данные об оплатах на фискальном накопителе, после чего их проверяет налоговая.

У разных моделей устройств различное количество портов и слотов для подключения как к Интернету, так и к другим устройствам. Что касается встроенного эквайринга, то это опциональная характеристика.

Подробнее о фискальном накопителе

Это устройство для накопления и хранения сведений о проведенных с клиентами расчетах. Оно подлежит регистрации в ФНС строго в привязке к конкретному кассовому аппарату. Если касса заменяется и ставится на учет новый аппарат, соответственно приобретается и регистрируется новый фискальный модуль.

Выбирают такое устройство для кассы, исходя из разных факторов:

• Со сроком эксплуатации 15 месяцев:
  • для ИП, пробивающих более 200 чеков в день;
  • для ИП, работающих с подакцизными товарами — медикаментами, табаком, алкоголем;
  • для всех ИП, работающих по ОСНО.
• Со сроком эксплуатации 36 месяцев:
  • для ИП с любым видом услуг, на любом налоговом режиме;
  • для ИП на спецрежиме — работающих по УСН, занятых в торговле, выплачивающих налог типа ЕСХН, работающих по патенту.
• С любым сроком эксплуатации:
  • для бизнеса, работающего сезонно (не с подакцизными товарами), выдающего не слишком много чеков;
  • для ИП, работающих преимущественно в автономном режиме (в отдаленной местности, с перебоями связи);
  • для бизнеса, совмещающего ОСНО и УСН, а также патент или ЕСХН.

Заменять фискальное устройство наряду с кассой — если память не заполнилась раньше — следует до истечения срока эксплуатации, а не день в день и не после его истечения.

Какую онлайн-кассу выбрать и как

Приобретать необходимо устройства, внесенные в реестр ФНС. В этот реестр внесены различные типы онлайн-касс для ИП и юрлиц.

1. Стационарные модели выбирают крупные и средние компании — общепит, сетевые точки. Они стандартно оснащаются компьютерным блоком, фискальным регистратором, платежным терминалом и принтером чеков, а также сканером штрихкодов, кассовым ящиком для денег и весами. Подходят для установки ПО для автоматизации процессов — систем товароучета, бухгалтерских программ.
2. Мобильные, или автономные, кассы устроены значительно проще, в их оснащение включены только принтер для чеков и фискальный модуль (но к ним можно подключить платежный терминал для приема платежей с банковских карт). Выглядят примерно как калькуляторы — корпус, экран и кнопки. Запитываются как от встроенного аккумулятора, так и от сети. Подключения к компьютеру не требуют, данные передают по мобильному Интернету или Wi-Fi. Отличный вариант для микро- и малого бизнеса.
3. Облачные кассы предназначены для приема платежей через сайты. Их арендуют для интеграции с сайтом организации, через который идут продажи товаров или услуг. Физически сама касса располагается в центре обработки данных (ЦОД) облачного сервиса, зато через облачный сервис можно контролировать несколько точек расчета. Управление и отслеживание статистики продаж идет через личный кабинет — для этого используется API или модуля к CMS, а чеки приходят либо на телефон, либо на email. Эти версии ККТ выбирают организации, работающие на выезде или дистанционно — они подходят для служб доставки, такси, веб-магазинов (не для торговых точек).
4. Смарт-терминалы — упомянутые выше сенсорные планшеты, оснащенные встроенным чековым принтером. Разработаны обычно на ОС Android, оборудование от весов до эквайринга подключается к ним по беспроводным каналам. Терминалы пригодны для установки таких приложений, как приложения для отслеживания продаж. Запитываются от встроенного аккумулятора или от сети. Подходят терминалы бизнесу любого типа.
5. Кассы с эквайринговым механизмом не требуют подключения оборудования для оплаты картой, т. к. он встроен в устройство наряду с принтером чеков и фискальным модулем. Обеспечивают проведение наличных и безналичных платежей. Подпитываются от встроенного аккумулятора, могут подключаться к мобильной сети. Оптимальны для обеспечения услуг на выезде, курьерских, такси. Но могут подойти для малого бизнеса, который не хочет подключать банковский терминал (однако при сбое эквайрингового механизма не получится принимать наличные для оплаты услуг или товаров).

Независимо от типа кассы в обязанность предпринимателя входит периодическая проверка ее работы — корректности пересылки данных по чекам в ОФД, актуальности установленного программного обеспечения, корректности распечатки чеков, отсутствия прочих сбоев. Чем внимательнее к этому бизнес, тем ниже риск переплат и штрафов.

Облачная или стационарная касса

Один из факторов, получающих сегодня особое внимание бизнеса при выборе кассы — принцип действия в зависимости от физического местонахождения кассы. Какая онлайн-касса лучше?

Как следует из названия, облачные кассы подходят для работы в Интернете (онлайн), а для офлайновой — стационарные. Но есть и другие критерии выбора между этими типами.

Стационарный вариант

Применяется в следующих обстоятельствах:

• оказание платных услуг в офисе;
• выдача заказов с оплатой при получении;
• продажи в стационарных офлайн-магазинах.

Позволяет непосредственно контактировать с клиентами, заказчиками, покупателями. Может быть предоставлена производителем напрокат.

При покупке такой кассы необходимо заплатить и за нее, и за фискальный накопитель. При аренде — только за фискальное устройство. Также сразу производится оплата за регистрацию в ФНС (подключение), настройку устройства, ПО, услуги ОФД и связь.

Облачный вариант

Как было сказано выше, эти кассы физически находятся у производителя или поставщика, а предприниматели пользуются удаленным доступом, через приложение на компьютере или гаджете. Реже выбирают комбинированный вариант устройств, с кассовым аппаратом и подключенным к сайту облачным модулем.

Этот тип касс позволяет рассчитываться с клиентами дистанционно:

• при продажах через сайты, соцсети, мобильные приложения;
• при доставке курьерами товаров с оплатой на дому, предоставлении иных платных услуг на выезде;
• при обслуживании через вендинговые автоматы.

Если в магазинах выдают бумажные, реже электронные чеки, то в этом варианте — только электронные.

При аренде облачной версии кассы необходимо сразу оплатить покупку фискального накопителя, регистрацию устройства в ФНС. Затем оплачивать услуги сервиса, куда уже включена работа с ОФД и ПО.

Онлайн-касса и эквайринг: одно и то же или нет?

Как указано выше, приобретение кассы не равнозначно подключению эквайринга. Суть кассы — обеспечивать распечатку чеков и передачу информации по платежам в ФНС. Суть эквайринга — принимать платежи по ссылкам в Интернете (интернет-эквайринг), через банковские карты (торговый эквайринг) или по QR-кодам в приложениях, соцсетях, на сайтах (оба типа эквайринга).

Без кассы бизнесу обойтись нельзя, без эквайринга — в зависимости от типа бизнеса — можно. Поэтому существуют модели онлайн-касс без опции эквайринга.

Зачем нужна онлайн-касса

Онлайн-касса требуется любому предпринимателю, за редкими исключениями, чтобы гарантировать налоговой службе прозрачность своей деятельности. Без кассы нельзя передавать в ФНС сведения о финансовых операциях (проведенных платежах) в режиме реального времени, как того требует законодательство.

Исключения оно делает редко. В их числе на данный момент:

1. Продавцы мороженого из киосков.
2. Продавцы на розлив питьевой воды, молока, безалкогольных напитков.
3. Торговцы растительным маслом, квасом, живой рыбой и пр. из автоцистерн.
4. Изготовители и мастера ремонта ключей.
5. Люди, занимающиеся уходом и присмотром за пожилыми людьми, детьми.

Что касается бизнеса других типов, то выбирать вид онлайн-кассы необходимо, исходя из:

• формата расчетов в бизнесе, т. е. типа бизнеса (мини-магазин при жилом доме, служба доставки, оптовый магазин);
• стандартного числа товарных позиций, клиентов;
• условий торговли (в небольшом помещении, на улице и пр.);
• условий подключения к Сети;
• особенностей ведения бизнеса — например, необходимости подключения к ЕГАИС или «Честному Знаку»;
• необходимости автоматизации отчетности;
• совместимостью с тем или иным ПО.