Что такое онлайн-касса

Что такое онлайн-касса? Это устройство, фиксирующее оплату товаров или услуг и выполняющее функцию автоматической отправки электронных версий чеков по каждой совершенной транзакции в ФНС. Устанавливать такую технику должно подавляющее большинство предпринимателей согласно закону № 54-ФЗ.

Для чего нужна онлайн-касса

Кассовая реформа, стартовавшая в РФ в 2017 году, подразумевает переход на новый, максимально прозрачный принцип взаимодействия бизнеса с налоговой службой. Обеспечивать прозрачность должны онлайн-кассы, или контрольно-кассовая техника (ККТ).

В 2022 году от обязанности применять онлайн-кассы освобождены представители следующих категорий бизнеса:

• В торговле:
  • продавцы газет, журналов, фруктов, овощей с лотков;
  • торговцы бахилами, конфетами через автоматы;
  • киоскеры и владельцы автоцистерн, торгующие мороженым, молоком, квасом, водой в розлив, а также изделиями народно-художественных промыслов;
  • рыночные продавцы немаркированных товаров, товаров, не требующих особых условий хранения;
  • продавцы ценных бумаг.
• В сфере услуг — предприниматели, занимающиеся:
  • ремонтом обуви;
  • распиловкой дров;
  • присмотром за детьми, инвалидами;
  • изготовлением ключей;
  • а также носильщики, арендаторы жилья для ИП и др.
• В прочих сферах — те, кто проводит безналичные расчеты между юрлицами, расчеты по ряду операций на патенте, за религиозные церемонии, в труднодоступных регионах (включая медицинские организации сельской местности) и пр.

Все прочие бизнес-лица, в том числе ИП без наемных работников, при выполнении торговых операций обязаны использовать онлайн-кассы. Каждая касса должна быть включена в реестр ККТ по РФ и зарегистрирована в налоговой службе РФ (это делает сам предприниматель), после чего получает регистрационный номер. Для регистрации удаленным способом (через личный кабинет ФНС) потребуется электронная подпись, выданная аккредитованным удостоверяющим центром. Также придется заключить договор с выбранным ОФД и, если нужно, приобрести товароучетную систему.

Как работает онлайн-касса

Кассовое устройство не может работать без фискального накопителя (ФН), который формирует чеки и передает через Интернет сведения о них в ФНС. Происходит это через оператора фискальных данных (ОФД) — компанию, аккредитованную ФНС.

Каждый рабочий день начинается с открытия продавцом-кассиром смены на кассе и внесения разменного фонда (если магазин круглосуточный, это делают 1 раз в 24 часа). Сведения об этих действиях поступают в ОФД. Программа может контролировать корректность подключения кассы, в том числе цен, и торгового оборудования. Имя и ИНН продавца-кассира, который несет материальную ответственность, в программу вводят заранее.

Выдачей фискального чека подтверждается совершение:

1. Продажи товара.
2. Возврата.
3. Покупки (при расходе — например, для онлайн-касс в пунктах приема вторсырья).
4. Внесения аванса, открытия кредита или рассрочки.

Соответственно выделяют ряд признаков расчета (операционных действий):

• приход — для продаж;
• возврат прихода;
• расход — для покупок;
• возврат расхода;
• коррекция — фиксация прихода на кассе во избежание штрафов в ситуации, когда, например, внезапно отключили электричество.

При формировании чеков программа кассы проверяет наименования товаров в каталоге, а также, если необходимо, коды маркировки и акцизные марки. На этом же этапе проходит списание бонусов или применение скидок. Точный перечень реквизитов для чеков оговаривает 54-ФЗ.

Затем программа с помощью фискального накопителя, где хранятся данные об операциях, передает зашифрованные сведения из чека в ОФД. Каждый чек при этом получает свой фискальный признак — индивидуальный код.

ОФД, получив данные от онлайн-кассы, проверяет полученную информацию, подтверждает получение и направляет отчеты для ФНС (и, если нужно, в систему «Честный знак» либо ЕГАИС соответственно).

Если память фискального накопителя заполнилась, истек срок его службы, касса вышла из строя или в бизнесе произошли изменения (переход на новую систему налогообложения, переезд на новый адрес и пр.), онлайн-кассу требуется перерегистрировать. Просто заменить кассовый аппарат или фискальный накопитель нельзя. Также кассу обязательно снимают с регистрации (а накопитель закрывают) при закрытии бизнеса.

Разновидности и функции онлайн-касс

По виду бизнеса онлайн-кассы делят на группы:

1. Физические — для офлайн-точек.
2. Виртуальные — платежные сервисы, предусматривающие ряд вариантов оплаты.
3. Удаленного формата — для интернет-магазинов (фискальные накопители размещаются там, где обрабатываются данные).

Один бизнес, если он совершает транзакции офлайн и онлайн, может использовать одну онлайн-кассу. Ряд моделей могут одновременно регистрировать веб-операции (принимать онлайн-платежи) и выбивать бумажные чеки.

По типу устройства кассы делятся на:

• кнопочные (устаревшие);
• фискальные регистраторы с управлением от ноутбука, смартфона или ПК;
• смарт-терминалы, схожие функционалом со смартфонами.

Работают физические устройства от электросети (большинство) или аккумулятора (переносные модели для мобильной торговли, курьеров, островков в ТЦ).

Какие функции выполняет надежная онлайн-касса?

• Доступ к сети Интернет — проводной или беспроводной (Wi-Fi, GSM).
• Совместимость с актуальной товароучетной системой, бухгалтерской программой, которые применяет предприниматель, а также с движком интернет-магазина (если требуется).
• Высокая скорость печати, опционально с наличием автоотрезчика. Стоит учесть следующее:
  • Если в день выдается не слишком много чеков, скорость печати может быть невысокой. Это типично для небольших торговых точек, бизнеса на услугах.
  • В 2022 году из-за перебоев с поставками чековой ленты временно разрешено не выдавать бумажные чеки, только электронные.
• Поддержка работы с ЕГАИС для бизнеса, работающего с алкоголем.
• Совместимость с 2D-сканерами штрихкода, терминалами эквайринга (есть модели со встроенным эквайрингом), электронными весами для товаров на развес — в зависимости от особенностей бизнеса.

Кроме того, в 2022 году фискальные накопители обязательно должны быть рассчитаны на работу с маркировкой (формат фискальных данных 1.2), даже если предприниматель реализует только немаркированные товары.

Законодательно прописана система штрафов, которые должны выплачивать юрлица и их руководство при неприменении онлайн-кассы (или нарушения ее применения) в ситуациях, когда она должна быть использована по закону. Так, за невыбитый чек ИП или должностному лицу полагается штраф от 10 000 рублей, а организации — 30 000 рублей.

Чем чаще совершаются нарушения, тем строже наказание — вплоть до приостановки предпринимательской деятельности. При этом обязанность покупать кассу законом не оговаривается: стартапы, сезонные бизнесы нередко берут онлайн-кассы в аренду в сервисных центрах или банках.